“放牛班的秘密花园”原创出品”
作者：Marc Zao-sanders, 译者：sail2008
Jorg Greuel/Getty Images
五年前我看到丹尼尔·马科维茨（Daniel Markovitz）关于将待办事项清单迁移到日历中的观点。自那以后，我的工作效能至少提高了一倍。
这篇至少对我来说重要的文章描述了待办事项清单的五个问题：
- 首先，它们让我们淹没在太多选择里。
- 其次，我们很容易被更简单、更容易完成的任务所吸引。
- 第三，我们很少被重要但不紧急的任务所吸引，比如留出学习时间。
- 第四，待办事项清单本身缺乏关于你可用时间的必要背景信息。
- 第五，它们缺乏让我们保持诚实的必备手段，有时我们会自欺欺人。
对我来说这就够了。于是我从自己以前严格遵守的待办事项清单（每日工作计划）转向了这个日历系统，它又叫“时间盒”（这是借用自敏捷项目管理的术语）。在我看来，马科维茨对待办事项清单的这五条批评可谓一针见血。在我们针对100种效能技巧所进行的研究中，“时间盒”被列为最有用的效能技巧。
在过去几年里，我还发现了“时间盒”的额外几个好处，很愿意分享给大家。
首先，把“时间盒”迁移到日历中使相对的工作安排成为可能
如果你知道公司宣传片周二就要上线，制作团队需要72小时来进行文字编辑，那么你就知道应该在什么时候放置“时间盒”了。事实上你也知道应该把“时间盒”放在哪里：它是看得见的，直观的，一目了然的。
努力工作和尽最大努力有时其实并不是你的真正需要。相反，另一种选择——在正确时间做正确的事，对所有人来说都是个更好的结果。
其次，这种做法使你能更有效地沟通与合作
如果你的全部重要工作（或许是你的全部工作）都在日历上，你的同事们就能看到。因此你不仅更有可能规划自己的工作来适应别人的时间表（上一段的情况），其他人也能检查你的工作时间表是否适合他们。（附带隐私选项的）共享日历是当今企业界的标准规范，微软和谷歌走在了前列。
第三，它全面记录了你所做的事情
也许飞快地过完一周你却甚至不确定发生了什么？你的日历上都有。或者绩效评估正在逼近，你过去6个月的高点和低点各是什么时间段？都在你的日历里。或者你非常想用一个小时来计划下一周，需要知道下一周会发生什么事情。它也能在你的日历中看到。只要确保这些数据你有自己的个人版本（即不专属于老板的版本），否则有一天它就不会出现在你的日历上。
第四，你会更有掌控感
这一点尤其重要，因为控制力（又叫决断力、自主权等）或许是工作幸福感的最大驱动因素。持续不断的干扰让我们的幸福感和工作效能都降低了。“时间盒”是解决这一问题的正确解药。你可以决定做什么，什么时间做，在“时间盒”期间排除一切干扰因素，把事情做完。然后重复这个步骤。持续的控制和显著的成就非常令人满意，甚至使人着迷。这不仅仅事关（很大程度上外在的）工作效能，它事关（出自内心的内在）目的和我们的感受方式。
第五，你将大大提高工作效能
帕金森定律轻率地断言，工作会占满完成它所能利用的所有时间。尽管它并非真正的定律（而更像一个揶揄的评论），我们大多数人还是会承认，这其中是有一些真理的（尤其是在与会议有关的时候）。
这一论述在实践中的一个推论是，我们花在一项任务上的时间往往超过我们应该花的时间，这受碰巧可用时间（特定因素）的影响，而不受工作实际需要时间（客观因素）的影响。
通过给一项任务强制规定合理的有限时间并坚持下去，纪律严格的“时间盒”将我们从帕金森定律的藩篱中解放出来。
尽管很难对时间管理或效能指标的好处进行精确量化，但它无疑是巨大的。举个普通的例子：你是否习惯性地花两个小时(累积起来往往超过好几个时间段)来完成一项原本可以在一个目标明确的“时间盒”小时内完成的任务?如果答案是肯定的，那么你的个人效能或许将是现在的两倍。
小结
日历化的“时间盒”好处多多，各不相同，而且非常有效。这种做法增强了我们的感觉（掌控力），提高了我们的个人成就（个人效能），以及在（加强合作的）团队中所取得的成就。
这可能是你作为一个现代专业人士所能培养的最重要的技能或实践，因为它可以为你赢得如此多的时间去完成其他任何事情。它也可以直接应用，而且是免费的。建立一些“时间盒”吧，这样就能执行一个适合自己的“时间盒”版本了。
本文编译自《哈佛商业评论》，喜欢就转发和分享吧！喜欢我们的公众号，记得加星标或置顶哦。
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