“放牛班的秘密花园”原创出品
作者：Sunnisky
一天总有24小时。时间是这个星球上唯一一个对每个人来说都完全相同的资源。这就是为什么高效时间管理的技能如此宝贵。谙熟效率和工作的管理方法能让你比其他人更具优势。你将成为一位时间魔法师。
但这个技能也并不寻常，高效的时间管理极难做到。有些人有某种适当的系统管理自己的工作，而另一些人甚至不知道从哪里开始。
在这篇文章中，我将介绍如何创建你自己的效能系统，从而有效地管理时间。
ＮＯＷ现在行动！
我们要做的是五个步骤：
- 先清除，再优化
- 创建你的效能系统
- 融入效能技巧
- 找到真正的任务
- 有效授权
让我们一项一项来详细分解。
一、先清除，再优化
我有超过300G的照片和视频。
智能手机让我们每天都能拍许多照片，只需点一下按钮。这些年来我积累了成千上万的视频和照片。前阵子我把这些文件夹复制到Dropbox和一个外部硬盘，这样万一出了什么问题，我就能在多个地方都保留一个备份。
这些年来，我总要费力删除模糊不清或过于相似的图片，重命名文件夹，按年进行分类。我通常是在Dropbox文件夹里这么做，这意味着我的电脑和外部硬盘这两个来源的文件将成为“老版本”。而当我有新照片时，我会把它们存在电脑硬盘里。
这个夏天我去了日本和美国。我想把我相机里的照片复制到我的照片库里。问题是，哪个照片库？Dropbox可能是最近的版本，但它没有包括我的全部手机照片，那些照片存在我的硬盘里。外部硬盘有这两种照片库的较老版本，但我并不清楚有多老。
我第一步是怎么做的呢？我先清除，再优化。我的照片和视频其实没有300G，我只有100G的唯一性照片。如果我删掉那些不必要的图片，这个数字或许还会下降到40-60G。
于是我把所有文件夹都放到一个大文件夹里，然后删除那些重复照片（我用了一个软件来自动完成这个过程）。我用了最有效的时间管理法则“80/20法则”来快速节省大量空间：20%的照片会占到80%的空间吗？果然，几个重复视频占了大部分空间，于是五分钟不到我就腾出了200G。
当我删掉所有重复文件后，我就可以开始手动选择保留哪些文件了。如果你只保留你喜欢的东西，你会一下子爱上每一张照片。
现在我每天结束前花几分钟仔细检查一个文件夹，选择要保留的文件。这每天要花大概10分钟时间，我要花几个星期才能干完。这就是第二步了，利用效能系统。
这是什么道理呢？把你的东西照单全收立刻进行优化，是典型的新手才犯的错误。
如果你试图对日常工作进行优化，把你的全部任务写在一张纸上，花几分钟时间把它们好好想一想。然后针对每个任务提出下面这个问题：“这项任务对我的目标有帮助吗？”
清除所有对你达成目标没有帮助的任务。先清除，再优化。
二、创建你的效能系统
非常好，你已经清除了所有非核心的东西，现在留给你的任务将帮助你实现目标。现在是时候创建一个适合自己的效能系统，以便对任务进行优先排序并完成任务了。
但首先，重要的是要明白，没有一个效能系统是完美的。你应当根据自己的实际需要和工作方式来设计规划。你想做的就是从其他系统那里获取创意灵感，然后建立专门为你设计的个性化系统。一旦搭建了主要框架——系统的核心大脑部分，你就能进入微观层面，运用效能技巧对系统的方方面面进行优化了。
这里介绍一些著名的效能系统：
最简单的效能系统，其他许多框架的基础。
七个习惯（7 Habits）：
理论基础是Steven Covey的《高效能人士的七个习惯》，它探究了如何改变我们对工作和生活的思考方式。
完成事情（Getting Things Done，缩写GTD）：
理论基础是David Allen的《尽管去做：无压工作的艺术》。
禅意生活（Zen to Done，缩写ZTD)：
理论基础是Leo Babauta的《禅意生活：极简的终极效能系统》（Zen To Done: The UltimateSimple Productivity System）。它建立在GTD理论基础之上，但关注的是习惯而非系统。
看板（Kanban）：
由敏捷项目开发框架普及的可视化效能系统，非常适合团队合作。
别让链条断掉（Don’t Break the Chain）：
这个由美国著名喜剧人、脱口秀主持人杰瑞·宋飞（Jerry Seinfeld）为激励自己创作而构想的妙招，是克服拖延症的利器，如今也是许多时间管理App的创意来源。
番茄工作法：
简单易行的时间管理系统，由于能有效管理大块时间和完成大量深度工作而深受好评。
一个很棒的效能系统需要遵循哪些原则呢：
- 易于学习
- 迅速启动
- 低维护成本
- 能塑造你的工作风格
- 随机应变，适应性强
- 便于合作
三、融入效能技巧
只要建立起自己的效能系统，你就能观察微观层面的东西，并且开始将某些效能技巧融入其中。
把你的效能系统设想成你的电脑和手机上的主操作系统。你融入其中的效能技巧就是你的App应用。它们应当充分利用你的操作系统，改善你的工作体验。
我将列出几个我最喜欢的创意灵感技巧，但你也可以自行研究，把你喜欢的技巧融入你的效能系统中：
番茄工作法：
也能作为一个技巧用于日常生活的特定时间里。我就在早上使用这个方法，用两个番茄周期来写作，然后再做其他事情。如果使用得当，这是个非常有效的时间管理技巧。
飞行模式：
在做深度工作时将手机设成飞行模式。你还可以创建规则，比如在晚上9点到第二天上午11点之间将手机设成飞行模式。
关闭消息通知
80/20法则：
总是专注于能带来80%产出的那20%关键性少数。
捆绑诱惑：
通过将枯燥的工作与你真正喜欢的东西相配对来完成它。比如一边听你最喜欢的歌单，一边回复客户支持邮件。
批量打包：
将需要相似思维的相似工作批量打包。这样你就能有效处理多项任务而不会丢失你的工作流，比如同时处理邮件、使用Slack协作工具、接电话，或同时更新几个相关工作表。
帕金森定律之鸡毛蒜皮定律：
越是鸡毛蒜皮的事情，花费的时间越多。那么减少完成任务的预计可用时间，就可以更快地完成任务。
周末期间进行下一周工作规划
四、找到真正的任务
现在是时候进入高效时间管理的下一个步骤了：找到真正的任务。
即使消除了所有对你的目标毫无帮助的任务，你仍然有很多事情要完成。但你不可能对它们都一视同仁：我们需要根据重要性和紧迫性来对它们进行评估。只有既紧迫又重要的任务才是“真正的任务”。
让我们用一个叫做“艾森豪威尔矩阵”的效能技巧来发现你真正的任务。把你所有的任务都列出来，把它们插入这个矩阵（到现在为止，你不应该像我们在第一步做的那样做“删除”任务）：
这个矩阵最棒的事情，就是它可以用来制定宽泛的效能规划（“这周我应该怎么做？”），或更小的每日计划（“今天我该做什么？”）
紧急和重要任务需要你随时处于反应模式，它有助于实现你的长期目标：
- 老板发来的关于你所负责的项目的重要邮件
- 给一个大客户打电话来敲定一笔业务
- 写作并在网上发表一篇文章
与此同时，紧迫但不重要的任务仍然有助于你完成目标，但它们只是这个过程的次要部分。
每天早上使用艾森豪威尔矩阵（头一天列好待办事项更好），让这个有效的时间管理工具来帮助你实现自己的目标。
五、有效授权
现在是时候进入创建效能系统最后也可以说最困难的步骤了：有效授权。
当出现问题时，授权可能是极其令人沮丧的体验了。工作草草收场，最后期限和项目启动时间一拖再拖。
关于有效授权，这些年来我学到了这些东西：
- 向正确的人授权
- 提供清晰的指导
- 具体定义结果
- 向团队成员征求意见
- 把任务解释给自己听
最后一步是用任务自己的语言向你解释任务是什么。如果任意时候出了什么问题或并非你想要的结果，对此进行澄清。
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