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什么是“时间盒”技巧?为什么它能让你的效能提高一倍以上?

​“放牛班的秘密花园”原创出品”

作者:Marc Zao-sanders, 译者:sail2008

《什么是“时间盒”技巧?为什么它能让你的效能提高一倍以上?》

Jorg Greuel/Getty Images

 

五年前我看到丹尼尔·马科维茨(Daniel Markovitz)关于将待办事项清单迁移到日历中的观点。自那以后,我的工作效能至少提高了一倍。

 

这篇至少对我来说重要的文章描述了待办事项清单的五个问题:

 

  • 首先,它们让我们淹没在太多选择里。
  • 其次,我们很容易被更简单、更容易完成的任务所吸引。
  • 第三,我们很少被重要但不紧急的任务所吸引,比如留出学习时间。
  • 第四,待办事项清单本身缺乏关于你可用时间的必要背景信息。
  • 第五,它们缺乏让我们保持诚实的必备手段,有时我们会自欺欺人。

对我来说这就够了。于是我从自己以前严格遵守的待办事项清单(每日工作计划)转向了这个日历系统,它又叫“时间盒”(这是借用自敏捷项目管理的术语)。在我看来,马科维茨对待办事项清单的这五条批评可谓一针见血。在我们针对100种效能技巧所进行的研究中,“时间盒”被列为最有用的效能技巧。

在过去几年里,我还发现了“时间盒”的额外几个好处,很愿意分享给大家。

1

首先,把“时间盒”迁移到日历中使相对的工作安排成为可能

如果你知道公司宣传片周二就要上线,制作团队需要72小时来进行文字编辑,那么你就知道应该在什么时候放置“时间盒”了。事实上你也知道应该把“时间盒”放在哪里:它是看得见的,直观的,一目了然的。

努力工作和尽最大努力有时其实并不是你的真正需要。相反,另一种选择——在正确时间做正确的事,对所有人来说都是个更好的结果。

 

《什么是“时间盒”技巧?为什么它能让你的效能提高一倍以上?》

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其次,这种做法使你能更有效地沟通与合作

如果你的全部重要工作(或许是你的全部工作)都在日历上,你的同事们就能看到。因此你不仅更有可能规划自己的工作来适应别人的时间表(上一段的情况),其他人也能检查你的工作时间表是否适合他们。(附带隐私选项的)共享日历是当今企业界的标准规范,微软和谷歌走在了前列。

 

 

3

第三,它全面记录了你所做的事情

也许飞快地过完一周你却甚至不确定发生了什么?你的日历上都有。或者绩效评估正在逼近,你过去6个月的高点和低点各是什么时间段?都在你的日历里。或者你非常想用一个小时来计划下一周,需要知道下一周会发生什么事情。它也能在你的日历中看到。只要确保这些数据你有自己的个人版本(即不专属于老板的版本),否则有一天它就不会出现在你的日历上。

 

 

4

第四,你会更有掌控感

这一点尤其重要,因为控制力(又叫决断力、自主权等)或许是工作幸福感的最大驱动因素。持续不断的干扰让我们的幸福感和工作效能都降低了。“时间盒”是解决这一问题的正确解药。你可以决定做什么,什么时间做,在“时间盒”期间排除一切干扰因素,把事情做完。然后重复这个步骤。持续的控制和显著的成就非常令人满意,甚至使人着迷。这不仅仅事关(很大程度上外在的)工作效能,它事关(出自内心的内在)目的和我们的感受方式。

 

 

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第五,你将大大提高工作效能

帕金森定律轻率地断言,工作会占满完成它所能利用的所有时间。尽管它并非真正的定律(而更像一个揶揄的评论),我们大多数人还是会承认,这其中是有一些真理的(尤其是在与会议有关的时候)。

这一论述在实践中的一个推论是,我们花在一项任务上的时间往往超过我们应该花的时间,这受碰巧可用时间(特定因素)的影响,而不受工作实际需要时间(客观因素)的影响。

通过给一项任务强制规定合理的有限时间并坚持下去,纪律严格的“时间盒”将我们从帕金森定律的藩篱中解放出来。

尽管很难对时间管理或效能指标的好处进行精确量化,但它无疑是巨大的。举个普通的例子:你是否习惯性地花两个小时(累积起来往往超过好几个时间段)来完成一项原本可以在一个目标明确的“时间盒”小时内完成的任务?如果答案是肯定的,那么你的个人效能或许将是现在的两倍。

小结

日历化的“时间盒”好处多多,各不相同,而且非常有效。这种做法增强了我们的感觉(掌控力),提高了我们的个人成就(个人效能),以及在(加强合作的)团队中所取得的成就。

这可能是你作为一个现代专业人士所能培养的最重要的技能或实践,因为它可以为你赢得如此多的时间去完成其他任何事情。它也可以直接应用,而且是免费的。建立一些“时间盒”吧,这样就能执行一个适合自己的“时间盒”版本了。

本文编译自《哈佛商业评论》,喜欢就转发和分享吧!喜欢我们的公众号,记得加星标或置顶哦。

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