虽然职场人士可能觉得自己掌控着生活的方方面面，但他们的日程表往往不在其中。

工作与生活的平衡是保持职业生涯的圣杯。2014年，盖洛普民意调查发现，美国人平均每周工作47小时，近四成美国人每周工作超过50小时。彭博社突出报道过12小时轮班成为常态的汽车厂，而硅谷则因工作时间长而臭名昭著。

随着长时间的工作时间成为常态，个人优先事项往往难见天日，但研究（尤其是关于临终谈话的研究）表明，人们不记得董事会会议，却记得孩子们的棒球比赛。

领导者（尤其是上班族父母）有很多日程安排要处理，怎样才能把他们的日程表变成他们的盟友，从而为完善自己的个人生活提供一个机会呢？

想想上班族父母需要关注的无数责任吧：孩子的活动，孩子的预约，父母自己的预约，第二职业或兼职工作。很明显，把所有这些都塞进工作时间（甚至更长的时间），这种兼顾的做法并没有给上班族父母留下多少私人生活空间。

处理这个问题的最佳方法是把你的日程表变成你的计时器。

日程管理工具很有用，它不仅能帮助你记住会议或截止日期，还能突出显示你是如何度过自己的时间的。（透露一下：我是Calendar网站的联合创始人，这是我让日程安排井井有条的答案。

当你的优先事项和你的日程表不匹配时，用可视化的方式把它展现出来，就可以采取行动了：

首先列出你的优先事项。什么是浪费时间的罪魁祸首？那就是让别人决定你的事情的轻重缓急。如果没有指导方针，你就很容易同意领导一个从天而降的项目，或接受任何送上门的机会。这些机会可能会促进你的职业发展，但也可能不会。

在别人给出答案之前，最好先问自己一些问题。什么是你后悔没有关注的？可能是获得高管头衔，跑马拉松，出席孩子的大部分比赛，或开始一项副业。

逆向思考：什么能让你做到这一点？做低能见度的项目或把日程安排得太满，以至于无法最大限度地发挥自己的创造力，这可能会伤害你，而不是帮助你。

有些你觉得自己想要的东西，你是真的想要吗？这也值得一问。如果你对每日瑜伽练习、下一次升职或开车接送孩子上下学的兴趣正在减退，那是一个迹象，说明你可以更好地利用时间。

设置时间限制。对上班族父母来说，时间块（或时间盒）实在是天赐良机。通过为特定活动分配时间块，你就能限制这些活动消耗的能量以及它们所造成的溢出效应。

确定一个时间块应该有多大的好办法，是进行一两个星期的时间跟踪。

像Toggl或Timely这样的时间跟踪app能帮助分析你的时间花费方式。电子邮件真的值得你每天花两个小时吗？将这份耗时的报告委托给一名使用弹性任务的初级员工来完成会不会更明智？

我通过标记“会议日”来处理时间块，这样访问我的日程表的人只能在那些日子里跟我预约，这让我有时间在其他日子里做更长的工作。

我还使用谷歌日历（Google Calendar）的“快速会议”（speedymeetings）选项，将30分钟的会议限制为25分钟，这让我可以在会议间隙期间做各种杂事，而这让我可以在每天下午5点离开，而不会因为工作到很晚而差点错过晚餐。

提前制定好日程表。这听起来很吓人——没有人想在每月伊始就有一个紧凑的日程表，但这种方法可以确保你优先考虑你认为最重要的事情。

在新的一个月的前几天，在日历上为你不可改变的事情安排好时间块：足球训练，一对一会谈，会议，和配偶的约会之夜，等等。这样，你，以及其他所有人，才能真正看到，在你把重要的事情放在首位之后，你还剩下多少时间。

如果某件事被取消或重新安排了时间，你会取回时间。有了这个系统，你很少会发现自己忙于“挤出时间”做你真正想做的事情，比如去健身房或看望父母。我认识的一位经理甚至把睡觉时间都给标注出来了。对上班族父母来说，这是个上床睡觉的完美借口，所以明天就容易多了。

制造零星机会。孩子们长得很快。漏掉观看孩子一年的训练，你甚至可能识别不出孩子的打球风格。另一方面，在正常的学校日程安排中，孩子们有足够的休息时间，包括教师工作日，节假日，一半的上学日，你可以在那里提前查看日程安排，让自己的时间与之保持同步，利用零星时间给孩子一个惊喜，比如停下来买杯奶昔，或者去逛动物园。

虽然这可能需要你动用带薪休假（大多数父母很少这样做，除非是在病假期间），但这能让你在不中断两周假期的情况下创造美好回忆。

常言道：“如果你有某件事要完成，把它交给一个忙碌的人”，这话没错，尤其是对于上班族父母来说。但如果你对自己度过一生的方式感到不满意，你就很难重新夺回你的生活。

日程表可以成为你的盟友，确保最重要的事情始终放在首位。

本文由“放牛班的秘密花园”编译自《哈佛商业评论》

作者：John Hall， 译者：Sunnisky

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